Open Space 2025: Bürokratieabbau – Wie Verwaltung einfacher werden kann

Zur Begrüßung machte Dipl.-Ing. Sabine Gülker, stellvertretende Vorsitzende des Ausschusses Nachhaltigkeit, deutlich, wie sehr Bürokratie nicht nur Projekte verzögert, sondern auch Motivation, Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit belastet. Formulare, Nachweise, Prüfvermerke, unklare Zuständigkeiten – all das präge den Berufsalltag vieler Kammermitglieder und binde enorme Ressourcen, die eigentlich in Planung und Verantwortung investiert werden müssten.

Moderator Rolf Schneidereit eröffnete den Tag mit einer Fish-Bowl-Diskussion – einem offenen Gesprächsformat, in dem ein innerer Kreis diskutiert, während der äußere Kreis zuhört und jederzeit aktiv einsteigen kann. So entstand in kurzer Zeit ein facettenreiches Bild der strukturellen und kulturellen Hindernisse, die Planungs- und Genehmigungsprozesse heute prägen. Schon hier zeigte sich: Die Hindernisse sind vielfältig – aber nicht unüberwindbar. So wurde auch die erfolgreiche Vereinfachung des Eurocodes für den Stahlbau in Nordrhein-Westfalen verwiesen – ein Prozess, der unter dem Stichwort EasyCode beispielhaft zeigt, wie Bürokratieabbau gelingen kann, wenn Verwaltung, Politik und Fachpraxis gemeinsam an einem Strang ziehen. Ebenso erinnert wurde an einen früheren Open Space zur Nachhaltigkeit in der Tragwerksplanung, dessen Impulse inzwischen konkrete Veränderungen angestoßen haben.

Sieben Tische, zwei Runden, ein Ziel: Lösungen

Das Herzstück des Tages bildeten zwei Arbeitsphasen mit jeweils sieben Thementischen. Die Teilnehmenden arbeiteten rotierend, aktiv und fokussiert. Die Diskussions- und Workshopphase war konsequent lösungsorientiert angelegt – von realistischen Verwaltungsreformen bis hin zu technischen Möglichkeiten der Digitalisierung.

Neu war in diesem Jahr das methodische Setup: Alle Beiträge wurden über eine App dokumentiert und anschließend mithilfe einer KI strukturiert, gruppiert und gewichtet. Die so entstandene Übersicht bildet nun die Grundlage für die weitere Arbeit.

Was die Ergebnisse zeigen

Die Auswertung machte deutlich, dass die Belastungen im Planungs- und Genehmigungsalltag aus einem komplexen Zusammenspiel struktureller, organisatorischer und kultureller Faktoren herrühren. Immer wieder wurde sichtbar, wie unterschiedlich geregelte Verfahren und Bauordnungen der Bundesländer zu erheblichem Mehraufwand führen und Projekte ausbremsen. Parallel dazu prägt vielerorts eine zu vorsichtige Entscheidungskultur das Verwaltungshandeln: Verantwortung wird nur zögerlich übernommen, Fehlervermeidung steht oft über pragmatischen Lösungen – mit spürbaren Auswirkungen auf die Geschwindigkeit von Verfahren.

Auch der Stand der Digitalisierung wurde breit diskutiert: Medienbrüche, parallele Abläufe, unklare Fristen und fehlende Transparenz erschweren Prozesse erheblich, obwohl digitale Werkzeuge längst vorhanden wären. Ein weiterer Punkt betrifft das Verhältnis zwischen Fachpraxis und Verwaltung: Prüfungen und Gutachten entstehen nicht selten mehrfach, obwohl die fachliche Kompetenz der Beteiligten allgemein anerkannt ist. Hinzu kommt der zunehmende Fachkräftemangel in Behörden und Büros, der die ohnehin hohen Anforderungen weiter verschärft. Insgesamt ergibt sich ein Bild, in dem nicht einzelne Fehlstellen dominieren, sondern ein System, das an vielen Stellen zugleich unter Druck steht.

Drei Hebel für Verbesserungen

Aus den Diskussionen und den KI-gestützten Clustern zeichnen sich drei mögliche Stoßrichtungen ab, die von vielen Teilnehmenden als besonders sinnvoll eingeschätzt wurden. Zum einen könnten digitale Verfahren stärker in den Mittelpunkt rücken, etwa durch klar definierte Pilotprojekte, einheitlichere Formulare oder automatisierte Vollständigkeitsprüfungen – Maßnahmen, mit denen sich Prozesse nach Ansicht vieler Beteiligter spürbar vereinfachen ließen. Zum anderen wurde immer wieder betont, wie hilfreich eine stärkere Harmonisierung von Abläufen und Standards wäre, um die Vielzahl unterschiedlicher Anforderungen zu reduzieren und Planungen verlässlicher zu machen. Schließlich spielte auch das Thema Vertrauen eine wichtige Rolle: Die Teilnehmenden waren sich einig, dass mehr fachlich begründete Verantwortung und weniger doppelte Prüfstrukturen zu effizienteren Ergebnissen führen könnten.

Fazit: Mehr Mut, mehr Tempo, mehr Zusammenarbeit

Der Open Space 2025 hat deutlich gemacht, dass Ingenieurinnen und Ingenieure bereit sind, die notwendigen Veränderungen mitzugestalten. Die Diskussionen waren geprägt von Fachlichkeit, Pragmatismus und einer klaren gemeinsamen Haltung: Wir wollen schneller werden. Wir wollen mutiger werden. Wir wollen Veränderung aktiv voranbringen.